Jakie dokumenty powinny być opracowane w instytucji w związku z kontrolą zarządczą? Jak powinna wyglądać dokumentacja kontroli zarządczej? Z czego powinna się składać? Takie pytanie pada na każdym szkoleniu dotyczącym kontroli zarządczej, które prowadzę dla instytucji publicznych. Czy da się na nie precyzyjnie odpowiedzieć?

Dokumentacja kontroli zarządczej – od czego zacząć?

„Byłam na szkoleniu i pytałam o to, jakie dokumenty musimy mieć. Prowadzący powiedział, że to zależy, bo każda instytucja jest inna. Ale nie powiedział nic konkretnego”. O takiej sytuacji słyszę regularnie. Dlaczego tak trudno jest wymienić listę dokumentów? Przede wszystkim dlatego, że w ustawie o finansach publicznych, aktach wykonawczych i komunikatach nie jest powiedziane, jakie funkcjonalne dokumenty należy stworzyć w jednostce sektora finansów publicznych. Wskazano jedynie wymagane dokumenty na poziomie Ministra kierującego działem (roczny plan działalności, sprawozdanie z wykonania planu oraz oświadczenie o stanie kontroli zarządczej – art. 70). Ustawodawca wskazuje też, że Minister kierujący działem może zobowiązać kierownika jednostki w dziale do sporządzenia analogicznych dokumentów. Teoria będzie więc w tym przypadku bardzo zawodna. Trzeba opierać się przede wszystkim na praktyce funkcjonowania instytucji publicznych. Odpowiedź „to zależy” nie jest jednak prawidłowa i stanowi unik, a nie rozwiązanie problemu.

Dokumenty kontroli zarządczej – lista

Poniżej lista dokumentów z objaśnieniem:

1. Regulamin kontroli zarządczej. Nie można realizować procesu kontroli zarządczej bez stworzenia odpowiedniej procedury. Powinna być prosta, przejrzysta i zrozumiała dla wszystkich pracowników. Powinny się w niej znaleźć następujące informacje:
   – Co to jest kontrola zarządcza i w jakim celu ją robimy? (tą część regulaminu przygotowujemy w oparciu o standardy kontroli zarządczej)
   – Na jakich przepisach prawa i wytycznych się opieramy realizując kontrolę zarządczą?
   – Kto zajmuje się kontrolą zarządczą w naszej instytucji, jak często prowadzi swoje działania?
   – Jaki jest roczny harmonogram – kiedy co wypełniamy, kiedy co ustalamy?
   – Jakie konkretnie druki wypełniamy, kiedy i komu je przekazujemy?
   – W jaki sposób, na jakich formularzach ustalamy cele i szacujemy ryzyko?
2. Cele i analiza ryzyka. Informacje o tym, na jakim druku określamy cele i szacujemy ryzyko zależą od typu jednostki. Może to być druk wskazany w Rozporządzeniu (jeżeli Minister polecił sporządzenie takiego zestawienia). Może także być to druk własny, opracowanych w instytucji. Ponadto, mniejsze podmioty samorządowe mogą znaleźć wzór takiego druku i przyjętą metodykę w zarządzeniu wójta/burmistrza/prezydenta miasta/starosty lub innego podmiotu, który jest wobec naszej instytucji organem prowadzącym/organizatorem/jednostką nadrzędną. Uwaga! To, że nikt nie wymaga od małej instytucji „przekazywania dalej” rejestru celów i ryzyk nie oznacza, że instytucja nie powinna takiego dokumentu opracować. Bez niego trudno wykazać, że realizowana jest kontrola zarządcza.
3. Kwestionariusz samooceny kontroli zarządczej. Powinien się opierać na 5 elementach, które zostały opisane tutaj.
4. Druk oświadczenia/zapewnienia o stanie kontroli zarządczej. W tym przypadku także w zależności od typu instytucji może to być druk wynikający z Rozporządzenia lub druk określony przez organ prowadzący/organizatora/jednostkę nadrzędną.
5. Procedury samokontroli finansowej. Opis tego w jaki sposób instytucja dba o to, żeby wychodzące przelewy były adresowane do właściwych osób, pracownicy otrzymywali wynagrodzenia na czas itd.
6. Wszystkie inne druki/dokumenty wynikające z przepisów prawa, procedur wewnętrznych jeżeli wymaga tego od nas organ prowadzący/organizator/jednostka nadrzędna.

Dokumentacja kontroli zarządczej – podsumowanie

Prawdą jest, że szczegółowy kształt dokumentacji kontroli zarządczej zależy od tego, z jaką instytucją mamy do czynienia. Warto jednak pamiętać, że zawsze punktem wyjścia będzie opracowanie dobrego regulaminu – dobrej procedury kontroli zarządczej. Jej opracowanie będzie wymagało przeanalizowania wszystkich wymogów zewnętrznych. Istotne będzie też opisanie punkt po punkcie co i kiedy należy robić. Wówczas proces kontroli zarządczej nie będzie sprawiał większych trudności. Istotne jest również to, że kontrola zarządcza obejmuje szerokie spektrum zagadnień funkcjonowania instytucji. Dlatego pośrednio będą się do niej odnosiły wszystkie inne regulaminy i procedury stworzone w danym podmiocie. Np. regulamin pracy, instrukcja kancelaryjna, procedury ochrony danych osobowych, procedury BHP oraz regulamin ZFŚS.