Prowadzenie działań w ramach kontroli zarządczej wymaga podziału wszystkich zagadnień związanych z tym procesem na pięć obszarów. To właśnie tytułowe elementy kontroli zarządczej. Skąd wiadomo, że właśnie taki podział jest prawidłowy? Wynika to przede wszystkim z opisywanego w innym artykule na stronie Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. Minister określił w nim podstawowe standardy kontroli zarządczej, dzieląc je na pięć obszarów – środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja, monitorowanie i ocena.

Elementy kontroli zarządczej – co oznaczają w praktyce?

Informacje dotyczące elementów kontroli zarządczej są przede wszystkim niezbędne do jej zrozumienia. Zanim rozpoczniemy jakiekolwiek działania, warto uświadomić sobie, że kontrola zarządcza to proces trwający ciągle. Polega na określaniu celów i sprawdzaniu czy i jak są realizowane i odbywa się to w obrębie pięciu elementów (omówienie każdego z elementów znajduje się poniżej).

Środowisko wewnętrzne

Środowisko wewnętrzne dotyczy przede wszystkim pracowników danego podmiotu. Tłumacząc to pojęcie na język potoczny można powiedzieć krótko – pracownicy i wszystko co pomiędzy nimi zachodzi. W Komunikacie Ministra zwrócono uwagę na kilka aspektów. Wartości etyczne i kompetencje zawodowe pracowników to coś oczywistego. Przy okazji kontroli zarządczej bez wątpienia warto zastanowić się nad tym, czy struktura organizacyjna na pewno odpowiada potrzebom danego podmiotu. Jako delegowanie uprawnień określono natomiast nadawanie uprawnień adekwatne do obowiązków, jakie wykonuje każdy pracownik.

Cele i zarządzanie ryzykiem

Cele i zarządzanie ryzykiem to bardzo ważny element. Leży u podstaw całego systemu kontroli zarządczej. W Komunikacie Ministra możemy znaleźć niezbyt precyzyjnie przedstawiony, ale logiczny i składny ciąg działań. Co powinien zrobić kierownik każdego podmiotu?

1. Określić misję swojej instytucji. Krótko, zwięźle i na temat – napisać po co dany podmiot istnieje, czym się zajmuje, jak powinien realizować swoją działalność.
2. Określić cele i zadania (przynajmniej raz w roku) na podstawie misji. Każdy cel powinien być mierzalny, żeby można było sprawnie przejść do punktu nr 3.
3. Określić sposoby monitorowania i oceny realizacji celów i zadań. Minister zaleca zastosowanie kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności.
4. Co najmniej raz do roku dokonać identyfikacji ryzyka (określić, jakie ryzyka występują), przeprowadzić analizę ryzyka (określić, jakie jest prawdopodobieństwo ich wystąpienia), zaproponować działania w ramach reakcji na ryzyko (tolerowanie, przeniesienie, wycofanie się, działanie).

Mechanizmy kontroli

Niektóre elementy kontroli zarządczej mają trwały i nienaruszalny charakter. Np. raz do roku trzeba robić analizę ryzyka. Jednak w przypadku takich elementów jak mechanizmy kontroli, Minister wskazuje na elastyczność i możliwość, a nawet konieczność dostosowania ich do potrzeb konkretnej jednostki. Jako mechanizmy kontrolne wskazano:

• dokumentowanie systemu kontroli zarządczej;
• nadzór;
• ciągłość działalności;
• ochronę zasobów;
• szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych;
• mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

Właściwie tylko w przypadku mechanizmów kontroli dotyczących operacji finansowych i gospodarczych zostały wskazane konkrety, tj.:

• rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych;
• zatwierdzanie (autoryzacja) operacji finansowych przez kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnione;
• podział kluczowych obowiązków;
• weryfikacja operacji finansowych i gospodarczych przez i po realizacji.

Informacja i komunikacja

W przypadku tego elementu trudno znaleźć w Komunikacie Ministra jakieś konkretne wytyczne. Jest to jedynie zbiór ogólników o tym, że komunikacja zarówno w wymiarze wewnętrznym (pomiędzy pracownikami), jak również w wymiarze zewnętrznym (z innymi podmiotami, interesantami itd.) powinna się odbywać w jak najlepszy sposób. Pracownicy powinni mieć dostęp do informacji, a interesanci mieć przekazywane informacje w zrozumiały sposób. Pomimo tego, że „Informacja i komunikacja” to bardzo ogólny element kontroli zarządczej, warto w tym miejscu zastanowić się, pomiędzy jakimi osobami, działami, pokojami itd. komunikacja szwankuje i jak można to poprawić. W niektórych przypadkach rzeczywiście prowadzi to do zwiększenia ryzyka wystąpienia nieprawidłowości. Można przyjąć zaproponowany przez Ministra podział tego elementu kontroli zarządczej na bieżącą informację, komunikację wewnętrzną i komunikację zewnętrzną.

Monitorowanie i ocena

Monitorowanie i ocena to dość złożony obszar. Nie są to czynności przesadnie skomplikowane, wymagają jednak zachowania odpowiedniej kolejności, stworzenia adekwatnych procedur i ich systematycznej realizacji. Minister podzielił ten element na:

• monitorowanie systemu kontroli zarządczej;
• samoocenę;
• audyt wewnętrzny;
• uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

Kluczowe w tym przypadku jest rozliczanie kontroli zarządczej w wymiarze rocznym i zachowanie logicznego ciągu wydarzeń. Najpierw określamy cele i zadania oraz ryzyka, później sprawdzamy skuteczność tych działań. Nie tylko w oczach kierownictwa, ale także pracowników, jeśli oczywiście takowi są zatrudnieni.