Szkoły, biblioteki i inne instytucje kultury coraz częściej przesyłają pytania dotyczące relacji z JST. Dotyczy to sytuacji, w której gmina, miasto lub inna JST jest dla takiej jednostki organem prowadzącym lub organizatorem. Pytania dotyczą dwóch skrajnych sytuacji. W pierwszej z nich JST nie oczekuje niczego od instytucji lub oczekuje bardzo niewiele – np. krótkie zapewnienie o tym, że funkcjonuje kontrola zarządcza. W drugiej JST ma wysokie wymagania i chce kontrolować, sprawdzać i otrzymywać dokumenty związane z kontrolą zarządczą.

1. JST nie ingeruje w kontrolę zarządczą w instytucji. Raz na rok musimy tylko przesłać krótkie oświadczenie – zapewnienie o funkcjonowaniu kontroli zarządczej. Czy musimy w związku z tym realizować kontrolę zarządczą?

Tak, niezależnie od wymagań organu prowadzącego lub organizatora należy wdrożyć i realizować kontrolę zarządczą. Dyrektor szkoły, biblioteki lub innej instytucji kultury jest za to odpowiedzialny, co wynika bezpośrednio z art. 69 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. W przepisie tym wskazano, że zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej należy do obowiązków kierownika jednostki. Oznacza to, że nawet jeżeli samorząd „nic nie chce” od instytucji, to należy:

• spełnić minimalne wymogi wynikające ze standardów kontroli zarządczej – więcej na ten temat tutaj (artykuł o standardach) i tutaj (artykuł o elementach kontroli zarządczej);
• wdrożyć odpowiednią dokumentację – więcej na ten temat tutaj.

2. Pytanie dotyczące szkół – czy wójt, burmistrz lub inny organ prowadzący może sprawdzać jak funkcjonuje u nas system kontroli zarządczej?

Tak. JST będąca organem prowadzącym zgodnie z art. 57 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych, z uwzględnieniem odrębnych przepisów. W tym zakresie nadzorowi podlega w szczególności:

• prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole lub placówce środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę lub placówkę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem;
• przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów;
• przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły i placówki.

Wszystkie wskazane obszary mają bezpośredni związek z realizacją procesu kontroli zarządczej w szkole.

3. Pytanie dotyczące bibliotek i innych instytucji kultury – czy wójt, burmistrz lub inny podmiot będący organizatorem może wpisać naszą instytucję do planu kontroli i przeprowadzić kontrolę?

W tym przypadku sytuacja jest o wiele bardziej skomplikowana. Wątpliwości dyrekcji bibliotek i innych instytucji kultury wynikają przede wszystkim z tego, że przepisy ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej dają takim instytucjom niezależność i autonomię. Warto jednak wrócić do ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którą organizator ma obowiązek wdrożenia i realizacji „swojej” kontroli zarządczej. W związku z tym, musi monitorować i oceniać m.in. wydatkowanie środków, które kieruje na funkcjonowanie biblioteki lub innej instytucji kultury. Dlatego współpraca w tym zakresie jest niezbędna i dyrekcja nie może jej odmawiać powołując się na przepisy dotyczące organizowania i prowadzenia działalności kulturalnej.

Warto jednak podkreślić, że samo prowadzenie kontroli w instytucji kultury przez organizatora i wpisywanie takich działań do planu kontroli należy uznać za niefortunne. W tym przypadku warto skorzystać z innego narzędzia jakim jest audyt. Z uwagi na niezależność instytucji kultury, wizytę pracowników organizatora mającą na celu sprawdzenie wydatkowania przekazanych środków finansowych można uznać za prowadzenie audytu zewnętrznego. Powstaje wówczas obustronna korzyść. Dyrekcja biblioteki lub innej instytucji kultury ma w tej sytuacji niezależną i obiektywną ocenę zewnętrzną swojej działalności. Organizator uzyskuje natomiast niezbędne informacje i zapewnienia na temat wydatkowania środków finansowych przekazanych na funkcjonowanie instytucji.

Pozostaje jeszcze jedna kontrowersyjna kwestia – zakres prowadzonego audytu. Tak, audytu, ponieważ warto ustalić, że taka właśnie będzie forma opisanej współpracy pomiędzy instytucją kultury a JST. Sprawdzać można wszystko co wiąże się z wydatkowaniem środków finansowych. Stąd też zakres audytu może być szeroki. Warto jednak uzgodnić z audytorami sprawdzenie tego, co jest naprawdę niezbędne i poprosić o precyzyjne udokumentowanie tego co zostało sprawdzone. W tym przypadku szczególne znaczenie będzie miał m.in. dostęp do danych osobowych i przetwarzanie tych niezbędnych, zgodnie z art. 5 RODO.

Autor: Łukasz Wojciechowski