Minister Finansów w Komunikacie nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. określił standardy kontroli zarządczej. Warto zwrócić na ten dokument szczególną uwagę i się z nim zapoznać. W tekście zostały omówione jego najważniejsze elementy.

Standardy kontroli zarządczej – od czego zacząć?

Żeby zrozumieć, czym są standardy kontroli zarządczej, warto zacząć od samego początku. Podstawą prawną kontroli zarządczej jest ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Art. 68 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych stanowi, że „kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy”. Kontrola zarządcza to zatem proces, który jest realizowany w jednostkach sektora finansów publicznych i ma na celu wprowadzenie mechanizmów nowoczesnego i efektywnego planowania priorytetowych celów oraz monitorowania ich realizacji.

Uszczegółowienie ogólnych norm z ustawy

Ustawa zawiera przede wszystkim ogólne normy dotyczące tego, jak budować system kontroli zarządczej. Natomiast w art. 69 ust. 3 ustawy doprecyzowano, że „Minister Finansów określi w formie komunikatu (…) standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodne z międzynarodowymi standardami”. Krótki w treści komunikat zawiera znacznie dłuższy załącznik. Znalazły się tam informacje o celu i charakterze standardów oraz poziomie funkcjonowania kontroli zarządczej. Ponadto, przedstawione zostały podstawowe wymagania odnoszące się do kontroli zarządczej podzielone na pięć obszarów. Chociaż tytuły nagłówków i nazwy obszarów dla wielu kierowników jednostek mogą kojarzyć się z nieprzyjemną nowomową, to ich treść jest już bardzo przystępna.

Kiedy należy opierać się na standardach kontroli zarządczej?

Na pewno warto pamiętać o standardach przy tworzeniu regulaminu kontroli zarządczej. Użyte tam sformułowania oraz struktura dokumentu mogą być w takim przypadku bardzo przydatne. Dodatkowo, warto jeszcze raz przeczytać Komunikat dot. standardów przed przystąpieniem do tworzenia jakichkolwiek procedur wewnętrznych kontroli zarządczej w danym podmiocie, instrukcji dla pracowników, notatek służbowych, protokołów itd. I najważniejsze – komunikat to krótki elementarz, warto go wydrukować i trzymać razem z procedurami kontroli zarządczej. Można do niego wracać przed zebraniem zespołu zajmującego się kontrolą zarządczą, jeżeli taki zespół został powołany oraz przed pracami nad rejestrem celów i ryzyk.

Standardy kontroli zarządczej – cel, charakter, poziomy

Jako cel standardów wskazano promowanie wdrażania spójnego i jednolitego modelu kontroli zarządczej. Oznacza to, że poprzez komunikat Ministra otrzymujemy wytyczne jak skonstruować kontrolę zarządczą. Jednocześnie Minister nie może dać uniwersalnych rozwiązań wszystkim podmiotom, bo one się od siebie różnią. Same standardy zostały zdefiniowane jako uporządkowany zbiór wskazówek. Osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie kontroli zarządczej powinny je wykorzystać do tworzenia, oceny i doskonalenia systemów kontroli zarządczej. I faktycznie tak jest, stosunkowo prostym językiem przedstawiono co i jak należy robić. Niektóre wskazówki to banalne ogólniki, ale są też bardzo przydatne informacje.

Elementy kontroli zarządczej

Charakter standardów określają obszary (grupy) odpowiadające poszczególnym elementom kontroli zarządczej. Są to: środowisko wewnętrzne, cele i zarządzanie ryzykiem, mechanizmy kontroli, informacja i komunikacja oraz monitorowanie i ocena. Określono też międzynarodowe standardy, na podstawie których opracowano polskie rozwiązania. Jest to jednak wiedza dla zaawansowanych. Natomiast z praktycznego punktu widzenia przy budowie systemu kontroli zarządczej wystarczy brać pod uwagę standardy polskie.