Co oznacza wdrożenie kontroli zarządczej w instytucji kultury? Jakie kroki należy podjąć? Dlaczego nie są to działania trudne, ale wymagają systematyczności? Biblioteki, muzea, domy kultury stają przed zadaniem, które naprawdę jest możliwe do realizacji. Szczegóły w poniższym wpisie i materiale filmowym.

Wdrożenie kontroli zarządczej krok po kroku

Uporządkowanie kontroli zarządczej warto rozpocząć przede wszystkim od stworzenia planu działania. Jego obowiązkowe elementy to:

1. Stworzenie wykazu wymaganych dokumentów i ich opracowanie. Lista dokumentów jest dostępna TUTAJ.
2. Stworzenie harmonogramu, w którym zostanie określone kiedy jaki dokument powinien zostać uzupełniony.
3. Wyznaczenie osoby lub osób, które będą uzupełniały dokumenty. W przypadku najmniejszych podmiotów będzie to zadanie kierownika jednostki. W większych można podzielić się pracą.

Kiedy zacząć wdrożenie kontroli zarządczej w instytucji kultury?

Wdrożenie kontroli zarządczej warto rozpocząć jak najszybciej. Niezależnie od tego, czy jest to początek, czy koniec roku. Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych pytają często, czy należy „cofać się wstecz”, jeżeli w przeszłości nie wszystko było prowadzone prawidłowo. Nie warto, a najlepszą strategią jest realizować poprawnie kontrolę zarządczą „od teraz”.

Kluczowy jest jeden pełny cykl roczny

Kontrola zarządcza odbywa się w cyklu rocznym i warto przyłożyć się jak najlepiej do solidnego przejścia jednego cyklu rocznego. Będzie to polegało na zaplanowaniu roku w wymiarze celów i ryzyk, monitorowaniu działań przez cały rok, a następnie podsumowaniu tego roku. Do podsumowania służą samoocena i wypełnienie oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Więcej informacji na temat tych działań można zobaczyć w drugim filmie dostępnym TUTAJ. Gotowy arkusz samooceny dla instytucji kultury jest dostępny w TYM artykule. Po przejściu jednego cyklu rocznego jest już znacznie łatwiej.

Zintegrowanie kontroli zarządczej instytucji kultury z organizatorem

Instytucje kultury są niezależne, co zostało zagwarantowane w przepisach Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Warto jednak pamiętać, że system kontroli zarządczej został skonstruowany w taki sposób, żeby był możliwy dobry przepływ informacji pomiędzy organizatorem a instytucją kultury. Stąd też warto oprzeć szczegółowe rozwiązania na procedurach organizatora dostępnych w BIP.