Kadra kierownicza podmiotów administracji publicznej i pracownicy zajmujący się dokumentowaniem kontroli zarządczej coraz częściej pytają o przeprowadzenie analizy ryzyka w kontekście pandemii COVID-19. Poniżej odpowiedzi na 3 najczęściej zadawane pytania w tym zakresie.

1. W ryzykach na 2020 rok nie uwzględniliśmy pandemii COVID-19. Kolejne cele i ryzyka (na 2021 rok) będziemy określać w listopadzie. Czy należy zaktualizować analizę ryzyka na 2020 rok?

Jeżeli w instytucji w wewnętrznym regulaminie kontroli zarządczej przewidziano analizę ryzyka raz w roku to dobrą praktyką jest jej ponowne przeprowadzenie w przypadku sytuacji nadzwyczajnych. Czasami takie działanie również jest wpisane do regulaminu (np. Analizę ryzyka przeprowadza się raz w roku w okresie 1-30 listopada na kolejny rok kalendarzowy. W przypadku wystąpienia szczególnych okoliczności należy ją przeprowadzić ponownie poza wskazanym okresem). Jednak nawet jeśli nie jest to warto to zrobić, żeby rejestr ryzyk odzwierciedlał realne funkcjonowanie instytucji. Może to nie być zajęcie czasochłonne i skomplikowane. W niektórych przypadkach wystarczy dodać 1-2 nowe cele i ryzyka do nich. Przykłady takich celów i ryzyk znajdują się w odpowiedzi na pytanie nr 3. Warto pamiętać, że jest to zaktualizowana analiza ryzyka na 2020 rok, a nie przeprowadzona wcześniej analiza ryzyka na 2021 rok. W nagłówku można wpisać np. że jest to Analiza ryzyka na IV kwartał 2020 roku.

Jednocześnie pandemia COVID-19 powinna mieć istotny wpływ przy formułowaniu celów i ryzyk na 2021 rok. W tym przypadku można przewidywać m.in.:

• trudności z właściwym obiegiem informacji,
• problemy finansowe wynikające z recesji w Polsce i konieczności zapewnienia odpowiednich warunków sanitarnych,
• problemy organizacyjne związane z czasowym zamykaniem instytucji jeżeli np. zachoruje jeden z pracowników, który miał kontakt z innymi osobami z tego zakładu pracy.

2. Czy to poważny błąd, że w ryzykach na 2020 rok nie przewidziano pandemii? Czy instytucja może z tego powodu ponieść negatywne konsekwencje?

Nie jest to błąd, ponieważ w 2019 roku nikt, lub prawie nikt nie spodziewał się tak nadzwyczajnych okoliczności. Nie da się przewidzieć wszystkich ryzyk. W tym przypadku kontrola zarządcza nie służy wytykaniu błędu (że się czegoś nie przewidziało), a powinna służyć uporządkowaniu sytuacji i lepszemu zaplanowaniu adekwatnych działań w 2021 roku.

3. Jakie mogą być przykładowe cele i ryzyka w związku z pandemią COVID-19?

Może to być np.:

a)

CEL – Zapewnienie właściwego funkcjonowania instytucji w związku z sytuacją nadzwyczajną – pandemią COVID-19,

RYZYKO – Brak właściwej analizy zmieniających się uregulowań prawnych i wytycznych dotyczących funkcjonowania instytucji,

MECHANIZM NAPRAWCZY – Wyznaczanie (może być rotacyjne) pracownika odpowiedzialnego za śledzenie zmian legislacyjnych i komunikatów Głównego Inspektora Sanitarnego.

b)

CEL – Zapewnienie bezpieczeństwa osobom korzystającym z usług instytucji w związku z pandemią COVID-19,

RYZYKO – Brak właściwego przygotowania instytucji na przyjęcie osób z zewnątrz,

MECHANIZM NAPRAWCZY – Odpowiednie planowanie wydatków i czynności organizacyjnych w celu stworzenia właściwych warunków sanitarnych.

 

Autor: Łukasz Wojciechowski